Jak przygotować się do sesji pytań po prezentacji lub szkoleniu? Możesz radykalnie poprawić jakość swoich wystąpień i pozbyć się stresu związanego z pytaniami od uczestników.

Bardzo często na moich szkoleniach słyszę takie opinie:
"Wiesz, Jerzy - dla mnie występowanie nie jest aż takim stresem, jak odpowiadanie na pytania słuchaczy. Zupełnie nie wiem jak sobie z tym radzić."
"Myśl o tym, że będę musiała odpowiadać na pytania dosłownie mnie paraliżuje. Staram się jak najbardziej przeciągnąć prezentację, żeby na pytania nie starczyło czasu."
"Dopóki trzymam się planu - wszystko jest OK. Ale kiedy następuje "sesja pytań", wszystko mi się sypie. Już w domu wyobrażam sobie widownię jako jedną wielką komisję egzaminacyjną, która będzie mnie odpytywać."
Cóż, dobrze to znam... Też kiedyś obawiałem się czy będę w stanie odpowiedzieć na zadawane pytania. To kolejny zły nawyk jaki zostaje nam ze szkoły. Gdy w szkole zadawano nam pytania, to najczęściej nie było przyjemne uczucie... Gdy pierwszy raz stanąłem przed grupą, czułem się trochę jak uczeń przy tablicy.

Od tej pory przeprowadziłem wiele wykładów, seminariów i warsztatów, miałem też okazję odpowiadać na pytania "na żywo" w radio i w telewizji. Nauczyłem się jak mówić i odpowiadać swobodnie - i tego uczę na moich szkoleniach.
Przede wszystkim - poznałem niezwykle cenną metodę rozkładania skomplikowanej czynności na prostsze części.
Dzięki niej łatwiej i swobodniej nauczysz się odpowiadać na pytania twoich słuchaczy. Dzięki niej przekonasz się, że:
proste i krótkie przygotowanie pozwoli ci odpowiedzieć na zdecydowaną większość pytań oraz poradzić sobie z pozostałymi.

Rozłóżmy więc "Odpowiadanie na pytania" na czynniki pierwsze. Jakie pytania mogą zadawać twoi słuchacze w "sesji pytań" na zakończenie wykładu lub prezentacji?
1. Pytania zamknięte na które znasz odpowiedź (np. Czy każdy może się nauczyć publicznego przemawiania, jeśli chce?).
2. Pytania otwarte na które znasz odpowiedź (np. Czym się zajmujesz?).
3. Pytania na które nie znasz jeszcze odpowiedzi (np. Jak odpowiadać na pytania zadawane przez słuchaczy?).
4. Pytania pozorne, prowokacyjne, w których odpowiedź tak naprawdę nie interesuje pytającego (np. Taaak? A ja czytałem w jednej książce inaczej niż pan mówi!)

Zajmijmy się po kolei każdym z ich:

1. Pytania zamknięte na które znasz odpowiedź.
Pytania zamknięte to takie, na które można odpowiedzieć tylko "tak" lub "nie" (lub w podobnie ograniczony sposób, na przykład liczbą: Ile masz uszu? Dwoje.). Najprostszy rodzaj pytania, więc zajmijmy się nim na początku. Wydawałoby się, że wystarczy powiedzieć "tak" lub "nie" i sprawa załatwiona. Namawiam cię jednak do nieco innego zachowania. Potraktuj takie pytanie jako świetną okazję do powtórzenia głównych treści swojego wystąpienia. Odpowiedz:
Tak - i zaraz wyjaśnię dlaczego.
Nie - i zaraz zademonstruję jak to się dzieje.
Tak - ponieważ...
Nie - a dzieje się tak, bo...
Taką metodę opisuje też Mark Wiskup, autor fenomenalnej książki "S.O.S. Prezentacja!". Przeczytaj ją, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś!

2. Pytania otwarte na które znasz odpowiedź.
Tutaj też sprawa jest prosta. Jeśli często występujesz publicznie, to pewnie wiesz, że słuchacze bardzo często zadają takie banalnie proste pytania. Początkujący mówcy bywają zdumieni - obawiali się, spodziewali się czegoś trudnego, a tu niespodzianka!

To bardzo dobrze, że takie pytania się pojawiają! Możesz dzięki nim powtórzyć główne myśli swojego wystąpienia, rozwinąć je, podać inne przykłady, wreszcie pokazać cały swój profesjonalizm. Dowiesz się także, co interesuje twoich słuchaczy.

Jeśli pytanie dotyczy sprawy dokładnie wyjaśnionej w czasie prezentacji (zadająca je osoba nie uważała, spóźniła się lub po prostu wolniej kojarzy), możesz poprosić o pomoc grupę. "Świetnie! Kto zna odpowiedź na to pytanie?".

Zyskujesz tym sposobem trzy korzyści jednocześnie:
1.    pytający otrzymuje odpowiedź na pytanie,
2.    wywołujesz mimowolną powtórkę w umysłach pozostałych uczestników,
3.    "pomocnicy" którzy wyręczają cię w odpowiedzi utrwalą sobie wiadomości jeszcze lepiej.

3. Pytania na które nie znasz odpowiedzi.
Takie pytania często peszą niedoświadczonych mówców, więc poznaj dwa ważne fakty:

Fakt nr 1. Nawet na egzaminie masz prawo czegoś nie wiedzieć - nie jesteś robotem, mogłeś po prostu coś zapomnieć i tyle. Gdyby w wystąpieniu publicznym chodziło tylko o perfekcyjne przekazanie informacji, zamiast mówców i prezenterów zatrudnialibyśmy mówiące komputery. W prezentacji jesteś ważny TY a nie tylko twoja wiedza.

Fakt nr 2. W prezentacji czy przemówieniu to TY jesteś ekspertem (nawet jeśli przemawiasz do specjalistów). To TY wiesz najlepiej jakie pytania mogą zadać słuchacze - jeśli się nad tym zastanowisz odpowiednio wcześnie.
Kiedyś, gdy poznawałem zawód sprzedawcy - bałem się czy będę umiał odpowiedzieć na pytania klientów. Ktoś mądrzejszy nauczył mnie, że nawet najbardziej doświadczony klient nie wymyśli więcej niż 6 oryginalnych pytań o mój produkt. Co więcej, te pytania często są takie same u wszystkich klientów... Poświęciłem więc godzinę czasu i przygotowałem sobie odpowiedzi na "najczęściej zadawane pytania" - dopiero potem ruszyłem na pierwsze rozmowy handlowe. Powiem ci jedno - nigdy nie spotkałem się z pytaniem spoza listy...

Myślę, że podobną regułę można zastosować do przemówień, wykładów i prezentacji. Z doświadczenia mogę ci powiedzieć, że na 10 pytań zadawanych mi na koniec seminarium czy warsztatu, co najmniej 9 znajduje się wcześniej na mojej liście "FAQ".

Pozostaje więc to jedno, na które możesz jeszcze nie znać odpowiedzi. Czasem są to rzeczy skomplikowane, a czasem banalne (znasz odpowiedź, ale zawodzi pamięć). Co wtedy?
Znani mi mówcy i szkoleniowcy stosują różne metody. Niektórzy odwracają pytanie ("No właśnie, a co o tym sądzi grupa?"). Niektórzy stosują metodę "na rodzica" ("Tato, skąd się biorą dzieci? - A lekcje odrobiłeś?").

Ja najczęściej mówię otwarcie, że nie wiem lub nie pamiętam - i że sprawdzę. Zauważyłem, że przyznając się do niepamięci i obiecując odpowiedź w przyszłości wzbudzam lepsze emocje niż odpowiadając na pytanie "z głowy". Kiedyś bałbym się tak zrobić - dziś wiem to z doświadczenia i przekazuję tobie. Czasem odpowiedzi na takie trudniejsze pytania pojawiają się w moim newsletterze. Niesamowite - jak bardzo możesz podnieść swoją wiarygodność przyznając się do niewiedzy?

Odradzam ci natomiast metodę stosowaną przez niektórych trenerów (i polityków z telewizji) - metodę "ściemniania", czyli wymyślania odpowiedzi na poczekaniu. Jeśli pytanie jest rzeczywiście trudne, a ty nie jesteś przygotowany, mógłbyś być niespójny w tym co mówisz. Głos będzie emitował odpowiedź, ale całe ciało będzie mówiło "nie mam bladego pojęcia". Co to takiego spójność - dowiesz się na treningach NLP.

4. Pytania pozorne.
Czasem spotkasz na swoich wystąpieniach osoby których celem nie jest zdobycie wiedzy, ale prowokacja lub wręcz leczenie swoich zaburzeń. Szczególnie widać to na różnych wiecach politycznych czy spotkaniach przedwyborczych. Tacy ludzie wyskakują "jak Filip z Konopii" i wygłaszają jakieś niezwiązane z tematem własne przemyślenia.

Błędem niedoświadczonych mówców jest wdawanie się wtedy w dyskusję i przekonywanie. Błędem - ponieważ taka osoba nie przychodzi po informację i argumenty, ale w zupełnie innym celu. Twoje zadanie polega więc na zadbaniu o grupę, a nie o tę osobę. Grupa przyszła po TWOJĄ wiedzę i umiejętności, a nie po to by słuchać czyichś wynurzeń. Co możesz zrobić?

Jeśli zamiast zadać pytanie twój rozmówca wygłasza jakąś dłuższą tyradę - np.
"Pan tutaj mówił że... A ja czytałem/słyszałem że..."
"Co pan sądzi o tym że... bo ja...",
"Chciałem się odnieść do tego co pan mówi - otóż ja uważam że..."
- możesz po prostu... poprosić o zadanie pytania! Dopiero wtedy odpowiadasz na to jak na każde inne pytanie. Przemówienie nie jest pytaniem - a ty odpowiadasz za to, by każdy uczestnik twojego wystąpienia to rozumiał.

Jeśli przed swoim wystąpieniem poświęcisz choć trochę czasu i przeanalizujesz swój plan pod kątem ewentualnych pytań ("Jakie pytanie zadałbym tutaj gdybym był słuchaczem?") to gwarantuję ci, że zdecydowana większość pytań będzie okazją do pokazania przez ciebie twojego profesjonalizmu i polotu. Po prostu będziesz przygotowany. Na wszystkie inne pytania odpowiesz korzystając z powyższych wskazówek.

Lubię pytania od słuchaczy, ponieważ mnie inspirują. Ty też je polubisz - zobaczysz, że jedna sesja pytań daje ci więcej doświadczenia, niż długie godziny ćwiczeń.

Weź teraz plan swojej najbliższej prezentacji i zastanów się - punkt po punkcie - jakie mogą być zadane pytania i jak na nie odpowiesz. Poproś też bliską osobę by ci w tym pomogła. Przekonasz się, jak bardzo zyskają na tym twoje wystąpienia!

Jerzy Rzędowski