Raporty okresowe, plany marketingowe, narady na temat budżetu... Jest mnóstwo okazji, by w prezentacji pojawiły się cyfry. Jak je przekazywać? Czy jest sens wyświetlać rozbudowane tabele i wykresy? Jak umiejętnie zastosować liczby w prezentacji?


Wyobraź sobie, że Adam Mickiewicz rozpoczął inwokację do Pana Tadeusza trochę inaczej...
"Litwo, moje pierwsze miejsce zamieszkania! Ty jesteś jak temperatura ciała 36,6 stopni i ciśnienie 120/70! Ile cię cenić trzeba, ten jeden tylko uzyska informację, kto tak jak ja w 1824 roku musiał wyemigrować. Dziś piękność twą w całej ozdobie widzę i opisuję w 12 księgach zapisanych trzynastozgłoskowcem, bo niejednokrotnie w ciągu 24 godzin doby tęsknię po tobie!"

Na szczęście wiedział jak używać liczb i napisał to zupełnie inaczej...
Niestety, Wieszczowi nie dorównuje wielu mówców w naszych firmach i organizacjach - i dlatego tak często w czasie prezentacji możemy usłyszeć:

"W lipcu bieżącego roku współczynnik K wyniósł 1,28 co w porównaniu z trzecim kwartałem ubiegłego roku stanowi wzrost o 21,55%. Z kolei estymowana wielkość USP w sektorze BDG waha się między 211,55 a 212,33. Na kolejnym slajdzie widać wykres pokazujący zależność pięciu wskaźników na przestrzeni ostatnich dwunastu miesięcy..."

Halo!!! Obudź się!!!

Dane liczbowe w prezentacji usypiają. Nawet dla osób które wiedzą o co chodzi (co to jest współczynnik K i czy 211,55 to mało czy dużo) - dane liczbowe są nieatrakcyjne. Jednak bardzo często podstawą przygotowania twojej prezentacji muszą być liczby, na przykład:
•    obroty firmy,
•    wielkość prowizji lub spodziewanych zarobków,
•    parametry produktów,
•    dane z badań marketingowych,
•    proponowane wydatki lub oszczędności.

Co wtedy zrobić?
Jak prezentować liczby?
Jak prezentować wyniki sprzedaży lub wyniki badań?
Z jednej strony chcesz pokazać swoją kompetencję, profesjonalizm i szeroką wiedzę, z drugiej strony nie chcesz zanudzić słuchaczy... Jak to pogodzić?

Oto trzy wskazówki jak możesz używać liczb w twojej prezentacji lub przemówieniu:

1. Opowiedz, co konkretnie znaczą te liczby dla słuchaczy.
Czy pamiętasz kampanię wyborczą do sejmu z 2005 roku? Dwie rywalizujące partie (PiS i PO) mówiły o podatkach, a więc o liczbach. PO ułożyła nawet z liczb hasło wyborcze ("3 x 15"). Czy pamiętasz, co z tym zrobił PiS? Czy pamiętasz słynną telewizyjną reklamę z lodówką? Spot PiS-u pokazał - napiszę to wielkimi literami - POKAZAŁ jak te liczby przełożą się na codzienność wyborców. Gdyby zapytać wyborców PiS jakie konkretnie stawki podatkowe proponowała ich partia, a jakie PO, niewielu podałoby prawidłową odpowiedź. To nieistotne. Ważne, że ZOBACZYLI w spocie reklamowym jak z lodówki znika jedzenie, a z pokoju dziecinnego - zabawki.

Jest nieistotne, czy zgadzasz się z taką prezentacją czy nie. Istotne, jaki to wywołało skutek.
Dokładnie tę samą technikę - jak pokazują wyniki wyborów, bardzo skuteczną - możesz zastosować w swoich prezentacjach. Porównuj, przedstawiaj obrazowo, odnoś do realnego życia.

Kiedyś wygłaszałem prelekcję na temat budżetu państwa. Roczne wydatki budżetu Polski to 225.828.675.000 złotych. Ta liczba nic nikomu kompletnie nie mówi - nikt nie może jej sobie wyobrazić (np. na swoim koncie w banku), jest to tylko zbitka cyfr. Wiele osób nie wiedziałoby nawet jak ją prawidłowo przeczytać! Kto wie co to znaczy "bilion"? Sprawdziłem co się stanie, gdy przeliczę tę olbrzymią, abstrakcyjną informację na czas trwania mojej prezentacji. Uczestnicy konferencji usłyszeli więc:
"Odkąd powiedziałem państwu "Dzień dobry" do chwili gdy powiem "Dziękuję bardzo" nasze państwo wyda 8,5 miliona złotych".
Wiem, że możnaby jeszcze ożywić tę liczbę - na przykład mówiąc:
"W chwili gdy powiedziałem "Dzień dobry", nasze państwo wydało 8.000 zł".
Ale i tak efekt był piorunujący, co mógłbyś zobaczyć na twarzach słuchaczy! Martwe cyfry w opasłym tomie planów finansowych zamieniły się w miliony złotówek spadających z brzękiem na podłogę z każdą sekundą!

Rada dla ciebie - jeśli używasz liczb, to zawsze w strukturze:
"[liczba] co oznacza że [obrazowy przykład]"
"[liczba] czyli [obrazowy przykład]"
...a jeśli możesz zupełnie zastąpić dane liczbowe obrazowym opisem - zrób to!

2. Dobrze przemyśl, czy chcesz podać liczbę dokładną czy zaokrągloną.
W tekście perswazyjnym pisanym (przeznaczonym do czytania) dokładność gra dużą rolę. Dla Jana Kowalskiego, czytelnika twojego artykułu czy strony internetowej, "47,5%" znaczy o wiele więcej niż "prawie połowa", choć matematycznie jest to bez sensu! Dokładność sprawia wrażenie wiarygodności, a umieszczenie w zwartym tekście cyfr ożywia go.
Jednak zupełnie inaczej jest w tekście mówionym.

Po pierwsze - usłyszane liczby trudniej się przyswaja. Tekst pisany można czytać wiele razy, wracać do niezrozumiałych wątków, robić sobie przerwy na zastanowienie. W ustnej prezentacji wypowiadasz średnio 100 słów na minutę, co oznacza że słuchacz na usłyszenie i zrozumienie każdego słowa i każdej liczby ma nieco ponad pół sekundy. Krócej, niż czytałeś słowo "sekundy". Albo złapie od razu o co ci chodzi - albo "odpłynie". Ty będziesz mówił o kolejnych ważnych sprawach, a on ciągle będzie się zastanawiał: "To było czterdzieści siedem i pięć czy siedemdziesiąt cztery i pięć? A może czterdzieści pięć i siedem?".

Po drugie - poza obradami Walnego Zgromadzenia Stowarzyszenia Matematyków, liczby w ustnej prezentacji nudzą i usypiają. To jest zjawisko niezależne od nas i zupełnie nieświadome!
Rada dla ciebie - upraszczaj wypowiadane liczby. Przecież to samo można powiedzieć na różne sposoby:
"0,5" = "połowa" (lub: "co drugi")
"90%" = "na 10 przypadków aż dziewięć..." (lub: "na 10 przypadków tylko jeden nie...")
"97" = "prawie setka"
"90.000 złotych" = "równowartość dobrego samochodu"
"zarobisz od 1086 zł wzwyż" = "zarobisz co najmniej 1000 złotych"

3. Mów tylko to, co niezbędne.
Hmm, możesz powiedzieć, że to brzmi logicznie - ale co to znaczy "niezbędne"? Nie wiem, czy zauważyłeś, że niektórzy wykładowcy i prezenterzy zachowują się tak, jakbyśmy cofnęli się w czasie kilka wieków. Uważają, że panuje powszechny analfabetyzm, jedynym materiałem piśmiennym jest drogi i trudno dostępny pergamin, a książka kosztuje pół wsi i z tego powodu jedynym jej posiadaczem jest sam mówca.

Tak rzeczywiście było. Jednak od tego czasu:
•    Gutenberg wynalazł druk,
•    firma Xerox opatentowała kserokopiarkę,
•    dzieci w wieku 7 lat są przymusowo uczone czytania i pisania,
•    papier jest tak powszechny, że służy do znacznie mniej szlachetnych celów niż pisanie książek.

Zamiast mówić (czytać), możesz więc:
•    wydrukować,
•    skserować,
•    opublikować na stronie internetowej,
•    wysłać mailem,
•    wysłać faksem,
...i mieć pewność że każdy będzie mógł to przeczytać! Jeśli oczywiście zechce...

Nie wiedzieć jednak czemu nadal tysiące mówców na całym świecie uparcie recytują (lub odczytują) kilometrowe zestawienia faktów zamiast po prostu rozdać je słuchaczom.
Na pytanie "Jak atrakcyjnie zaprezentować wyniki sprzedaży lub wyniki badań" odpowiadam: "Zastanów się po co je W OGÓLE prezentować":
1.    jeżeli chodzi ci o przekazanie informacji - lepiej przekazać je na piśmie,
2.    jeżeli chodzi ci o zobrazowanie jakiegoś faktu - pamiętaj, że długie rzędy cyfr jeszcze nigdy niczego nie zobrazowały.

W prezentacji nie są ważne tylko same informacje. Ważne jest, co TY o tym sądzisz i CO TO ZNACZY DLA SŁUCHACZA. Twój słuchacz nie poświęcił godziny swojego czasu po to żeby usłyszeć dane - dane mógłby poznać w swoim gabinecie lub w domu, o wiele wygodniej!
Używaj tylko takich liczb, które coś znaczą, coś pokazują, coś zmieniają w życiu twoich słuchaczy. Jeśli w całej prezentacji nie pojawi się ani jedna liczba - to też będzie OK

Prosta procedura dla ciebie:
1.    Zapisz na kartce główną myśl swojej prezentacji (pisałem ci o niej w jednym z moich artykułów).
2.    Wybierz ze wszystkich danych liczbowych przygotowanych do prezentacji nie więcej niż trzy takie, które BEZPOŚREDNIO wyjaśniają tę główną myśl - i zostaw je w swojej prezentacji.
3.    Wszystkie inne przygotowane liczby umieść w materiałach które rozdasz uczestnikom (lub w ogóle wykasuj).

Jerzy Rzędowski