O czym pamiętać przygotowując prezentacje korporacyjne? Co zrobić, gdy głównym elementem sali konferencyjnej jest długi stół (moja prywatna uwaga: nie wiem co za idiota pierwszy to zastosował, może miał jakiś układ z producentami mebli?)? W jaki sposób możesz się pozytywnie wyróżnić w takich sytuacjach?

W czasie jednego z dyżurów telefonicznych w TVP1 otrzymałem ciekawe pytanie od Adama, pracownika działu marketingu w dużej korporacji. Adam pracuje w szklanym biurowcu w centrum wielkiego miasta, a do jego zadań należy prowadzenie prezentacji dla współpracowników i kierownictwa firmy. Zapytał:
„Co mam zrobić, gdy prezentacja odbywa się przy dużym stole w sali konferencyjnej? Siedzę między innymi uczestnikami i nie bardzo wiem do kogo mam mówić… Zazwyczaj radzę sobie z tym w ten sposób, że patrzę na stół lub moje materiały. Mam jednak wrażenie, że nie jestem dobrze odbierany, ponieważ pozostałe osoby nie słuchają mnie lub nawet przerywają. To mnie deprymuje…”
Pytanie wydało mi się na tyle ciekawe, że zanotowałem je i za zgodą Adama udzielam odpowiedzi publicznie, a więc w tym tekście.
Dla Adama (i dla Ciebie, jeśli masz podobne sytuacje w pracy) mam dwie rady.

Porada 1: Bądź Przywódcą – także jeśli chodzi o aranżację sali
Przede wszystkim – sprawdź, czy możesz zmienić aranżację sali. Czy prezentacje odbywają się z miejsca przy stole z jakiegoś konkretnego powodu? Czy może tylko dlatego, że „zawsze się tak robiło” i po prostu nikt do tej pory nie wpadł na pomysł zmiany?
Jeśli staniesz w takim miejscu, by być w centrum uwagi, po prostu będzie łatwiej – Tobie i słuchaczom. Tobie – bo łatwiej nawiążesz kontakt wzrokowy ze wszystkimi (patrz punkt 2 dzisiejszej porady). Słuchaczom – bo nic nie będzie ich dodatkowo rozpraszać.

Optymalna aranżacja sali do prezentacji to taka, w której prezenter i przedmiot pokazu są w centrum uwagi. Zatem jeśli tylko możesz, spowoduj, by wszyscy uczestnicy byli zwróceni w jedną stronę. Długie stoły „konferencyjne” umieszczone do dzisiaj w wielu firmach są dobre do dyskusji, ale nie do prezentacji. Jeśli nie możesz zmienić aranżacji sali przed swoim występem (bo np. stół jest przyśrubowany do podłogi), to trudno, ale zawsze to sprawdź. Jeśli uda Ci się zmienić choć jeden głupi obyczaj w Twojej firmie, to punkt dla Ciebie.

Ostatnio na szkoleniu z wystąpień publicznych gościł jeden z moich pierwszych Klientów. To właśnie dla jego firmy prowadziłem szkolenie w… ogrodzie zimowym, bo tam właśnie „prawie kompetentna” obsługa hotelu zorganizowała salę szkoleniową. Wyobraź to sobie: wielka szklarnia z widokiem na jezioro, a w środku dwie styropianowe palmy i oczywiście stół konferencyjny! Miałem wtedy 90 minut na całkowitą zmianę aranżacji sali. Musiałem spowodować, aby moich uczestników nie rozpraszały widoki za szybą. Nie wiem, co musiałbym robić i mówić, by być atrakcyjniejszym od chodzących na plażę dziewczyn w kostiumach kąpielowych :-)

Ciekaw jestem, jaki byłby Twój pomysł na wykorzystanie tej „sali”?

Dla Klienta była to nauczka, aby zawsze wcześniej sprawdzać salę którą wynajmuje, a dla mnie – ciekawy przykład, który wykorzystałem w książce „Wystąpienia publiczne w biznesie”. Pomyśl – jak zaaranżujesz najdziwniejsze miejsca do prezentacji, aby Twoi słuchacze byli skupieni na przekazie, a Tobie było łatwiej? Wiele spraw w naszych firmach i organizacjach (a nawet w państwach…) wygląda od lat tak samo i jest tak samo nieskutecznych, bo nikt dotąd nie miał odwagi pomyśleć i to zmienić. Zachowaj się więc jak Przywódca i zmień to, co nieskuteczne – a zacznij od „stołu konferencyjnego”!

Porada 2: Utrzymuj kontakt wzrokowy – z ludźmi, a nie z notatkami
Notatki, pomoce wizualne – to wszystko jest POMOCĄ, a nie podstawą prezentacji. Gdyby było inaczej, można przecież ustawić w PowerPoincie automatyczną zmianę slajdów i podłożyć nagrany głos. Tak jednak nie jest – bo prezentujesz TY, a nie komputer. Masz do dyspozycji całą swoją wiedzę (w głowie, a nie tylko w notatkach), a do tego gestykulację, mimikę, budzący wiarygodność wygląd, emocje itd.
Dlatego zanim zaczniesz mówić, nawiąż krótki kontakt wzrokowy z każdym uczestnikiem. W grupie do kilkunastu osób jest to bardzo łatwe i zajmuje zaledwie kilka sekund, a korzyści są bezcenne: przyciągasz uwagę i robisz dobre pierwsze wrażenie. Ten kontakt utrzymuj też w czasie samej prezentacji. Podziel (w wyobraźni) widownię na kilka sektorów i niech Twój wzrok poświęca mniej-więcej tyle samo czasu każdemu sektorowi.

Kiedyś zaproszono mnie na prezentację do dużej instytucji finansowej. Prezenter, człowiek o ogromnej wiedzy i doświadczeniu, wyglądał na niewolniczo przywiązanego do swoich „pomocy”. Wyświetlał ogromne ilości slajdów, zresztą kompletnie nieczytelnych, a kontakt wzrokowy otrzymywał z ekranem, laptopem, sufitem lub własnymi notatkami. Zupełnie, jakby bał się oczu słuchaczy… Wiesz dlaczego? Bo nie ufał sobie samemu, ale swoim gadżetom! W pewnym momencie ktoś w sali zadał pytanie, zresztą luźno związane z prezentacją. Mówca przeżył ogromny stres (to było widać!) ale zaczął odpowiadać bez pomocy notatek i slajdów, bo nie miał innego wyjścia. I wiesz co się stało?

Po chwili zawahania mówił świetnie, kompetentnie, o wiele lepiej niż 5 minut wcześniej, gdy był obstawiony „wspomagaczami”.

Wiesz dlaczego?

Bo teraz mówił jego profesjonalizm, a nie jego materiały!

Jerzy Rzędowski